Федеральное государственное бюджетное образовательное учреждение высшего образования «Вологодская государственная молочно-хозяйственная академия имени Н.В. Верещагина» — один из старейших вузов Северо-Запада, опорный аграрный вуз Минсельхоза России.
Обучение ведется по 20 направлениям высшего образования, 9 научным специальностям аспирантуры и 11 специальностям среднего профессионального образования. В вузе обучаются тысячи студентов, функционируют десятки учебных групп, сотни студентов получают различные виды стипендий.
Произведена доработка стипендиального блока в программе «1С:Университет ПРОФ» в части назначения всех видов стипендий и интеграции с личным кабинетом студента.
Срок реализации проекта: 6 месяцев
До внедрения автоматизированной системы процесс назначения и выплаты стипендий в Вологодской ГМХА осуществлялся преимущественно вручную. Сотрудники деканатов и учебной части работали с разрозненными таблицами Excel, бумажными заявлениями и справками. Это порождало ряд системных проблем:
Высокая трудоемкость: Формирование приказов на академическую стипендию по результатам сессии занимало у сотрудников часы ручного отбора и сверки данных.
Риск ошибок: Ручной ввод и расчет приводили к ошибкам в суммах выплат, пропуску студентов, имеющих право на льготы, или некорректному учету сроков действия оснований (например, для социальной стипендии).
Отсутствие прозрачности: Студенты не имели оперативного доступа к информации о статусе своих заявлений на материальную помощь или компенсации, что создавало высокую нагрузку на деканаты в виде телефонных звонков и личных визитов.
Сложности с отчетностью: Консолидация данных для бухгалтерии и подготовки отчетности требовала дополнительных временных затрат и ручной выверки.
Руководство вуза приняло решение о комплексной автоматизации стипендиального блока на базе «1С:Университет ПРОФ» с целью перехода на качественно новый уровень управления процессами.
Повышение эффективности работы сотрудников деканатов, учебной части и бухгалтерии за счет:
🔹автоматизации отбора студентов и расчета всех видов стипендий (академическая, повышенная академическая, социальная, компенсации);
🔹обеспечения сквозного контроля жизненного цикла обращений студентов (заявлений и справок);
🔹минимизации ручного труда и исключения ошибок при назначении выплат;
🔹обеспечения прозрачности процессов для студентов через интеграцию с личным кабинетом.
В рамках проекта была выполнена доработка типового функционала «1С:Университет ПРОФ» и реализованы следующие ключевые механизмы:
1. Автоматическое заполнение приказов на академическую стипендию
Разработан механизм автоматического отбора студентов по результатам промежуточной аттестации. Сотрудник указывает параметры отбора (курс, форма обучения, период выплаты), после чего система самостоятельно заполняет список студентов, рассчитывает размер выплаты в зависимости от успеваемости («отлично» или «хорошо и отлично») и формирует приказ (рис. 1). Время на операцию сократилось с 2–3 часов до 10–15 минут.
Рис. 1. Форма приказа на академическую стипендию по результатам сессии
2. Единый журнал заявлений и справок
Создана централизованная платформа для учета всех обращений обучающихся. Журнал (рис. 2) объединяет два типа документов:
🔹заявления студентов (рис. 3) (на материальную помощь, компенсации, социальную стипендию);
🔹запросы на подготовку и выдачу справок.
В журнале реализована сквозная нумерация, быстрый поиск, фильтрация по типам документов и формирование печатных форм за любой период.
Рис. 2. Единый журнал заявлений и справок
Рис. 3. Форма заявления студента
3. Статусная модель контроля жизненного цикл
Для обеспечения прозрачности обработки документов внедрена статусная модель (рис. 4):
🔹Для заявлений: «Новое» → «На рассмотрении» → «Проект приказа» → «Приказ» (или «Отклонено»).
🔹Для справок: «Новое» → «Исполнено, но не выдано» → «Выдана на руки» / «Выдана в электронном виде» (или «Отклонено»).
Система фиксирует историю изменений статусов с указанием даты, времени и ответственного сотрудника. При отклонении заявки обязательно указывается причина
Рис. 4. История регистрации заявления
4. Интеграция с личным кабинетом студента
Настроен двусторонний обмен данными через API:
🔹заявления и запросы справок, поданные студентом через личный кабинет, автоматически регистрируются в журнале «1С:Университет ПРОФ»;
🔹актуальный статус обработки документа отображается в личном кабинете студента в блоке «Мои документы» (рис. 5).
Это позволило снизить количество звонков и личных обращений в деканаты, повысив удовлетворенность студентов.
 |
 |
 |
|
Рис. 5. Интеграция с личным кабинетом студента
(форма заказа справки и подачи заявления)
5. Автоматизация учета льгот для компенсаций и социальной стипендии
При формировании приказов (рис. 6) на компенсационные выплаты (для детей-сирот) и социальные стипендии система автоматически проверяет срок действия подтверждающих документов в карточке физического лица. В приказ попадают только студенты с действующими на указанный период льготами.
Рис. 6. Форма приказа на компенсацию
6. Управление повышенной академической стипендией (ПГАС)
Разработан документ «Рекомендованные к повышенной стипендии» (рис. 7). Система позволяет:
🔹загружать данные о достижениях студентов (портфолио) из внешних Excel файлов по готовому шаблону;
🔹автоматически распределять студентов по категориям достижений (наука, учеба, спорт, культура, общественная деятельность);
🔹одним нажатием кнопки формировать приказ на назначение ПГАС с автоматической подстановкой вида расчета.
Рис. 7. Документ «Рекомендованные к повышенной стипендии»
(создание и заполнение документа)
7. Интеграция с «1С:Зарплата и кадры государственного учреждения»
Настроена передача данных о назначении и снятии стипендий в расчетную систему, что исключило двойной ввод и обеспечило своевременность выплат.
8. Разработка печатных форм
Был разработан полный комплект печатных форм приказов по всем видам стипендий и иных выплат (рис. 8).
  |
|
 |
 |
Рис. 8. Формы печатных форм приказов
В результате доработки и внедрения модуля автоматизации стипендиального блока в «1С:Университет ПРОФ» были достигнуты следующие показатели:
🔹Сокращение трудозатрат сотрудников деканатов и учебной части на формирование приказов и обработку заявлений.
🔹Исключение ошибок при расчете сумм выплат и отборе студентов, имеющих право на стипендию.
🔹Прозрачность процессов для студентов благодаря онлайн-доступу к статусам обработки документов в личном кабинете.
🔹Сквозной контроль жизненного цикла каждого обращения от подачи до исполнения.
🔹Готовность к аудиту за счет сохранения полной истории изменений по всем документам.
9 апреля 2026 года фирма «1С» провела онлайн вебинар, посвящённый автоматизации стипендиального блока в системе «1С:Университет ПРОФ». Компания ООО «Дата Софт» представила доклад, посвящённый автоматизации стипендиального обеспечения на примере Вологодской ГМХА. Ниже приведены ссылки на материал доклада.
Видеозапись доклада ВКонтакте
Видеозапись доклада на RUTUBE
